Blog Catatan Sipil

Akta Lahir dan Perlindungan Anak Januari 14, 2009

Akta Kelahiran dan Perlindungan Anak

Kutipan Akta Kelahiran Indonesia

Observasi System Pelayanan Pencatatan Kelahiran

Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil DKI Jakarta

Oleh

Ahmad Ari Masyhuri

Latar Belakang

Proses pelayanan Pencatatan Kelahiran di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil (Disdukcatpil) DKI Jakarta dari segi sejarah, merupakan lembaga tertua, selain Kota Surabaya Jatim dan Semarang Jateng yang mempunyai penyimpanan data buku register catata sipil yang cukup rapi, hal ini dapat dibuktikan dengan banyaknya permintaan dari orang belanda (minimal 10 orang dalam sebulan, via kedubers Belanda ) meminta data nenek moyangnya yang kebetulan orang Indonesia atau lahir di Indonesia, sejak mulai tahun 1834, dan ini dapat ditelusuri dalam buku register yang sampai sekarang, tersimpang secara rapi, dalam buku register pencatatan kelahiran dan bisa di akses kapan saja sesuai dengan permintaan yang bersangkutan, di Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil DKI Jakarta. lalu yang tidak kalah pentingnya adalah segi penyederhanaan prosedur dan mekanisme pelayanan pencatatan kelahiran yang telah baku dan berlaku di DKI Jakarta. Yaitu dari surat keterangan kelahiran yang dikeluarkan Kelurahan langsung disampaikan ke Kepala Sub Dinas Dukcatpil Kotamadya untuk diterbitkan kutipan akta kelahiran

Mengetahui langsung system penyederhanaan Prosedur dan mekanisme pencatatan kelahiran, pemeliharaan dan pengelolaan pengarsipan data pencatatan kelahiran dalam buku register akta kelahiran yang berisi database kependudukan di DKI Jakarta, merupakan salah satu model yang dapat dicontoh dalam mendorong penyederhanaan prosedur dan mekanisme pencatatan kelahiran di Indonesia.

Bagaimana sebuah system tersebut dimulai dan berjalan, mekanisme prosedur pelayanan pencatatan kelahiran sampai dikeluarkan kutipan akta kelahiran, serta penguatan SDM internal pejabat pencatat kelahiran di Disdukcatpil, lalu kerjasama seperti apa, dengan instansi terkait seperti kecamatan, kelurahan, puskesmas, bidan anak, dll, apa saja kendala-kendalanya, serta sejauhmana tingkat partisipasi masyarakat dalam mencatatkan kelahiran anak. Ini terkait dengan seperti Alur pencatatan mulai dari pengajuan dari masyarakat sampai di catat dalam buku register akta kelahiran dan diterbitkan kutipan akta kelahiran. pengalaman ini sangat berharga dan bisa dijadikan model, dalam mendorong penyederhaan system pencatatan kelahiran, kemudian langkah berikutnya adalah bagaimana system pelayanan pencatatan kelahiran yang efektif ini dapat menghasilkan statistik vital, sebagai data yang akurat dan berkelanjutan dengan berbagai penyesuaian dan kondisi social budaya masyarakat.

Masalah

Pencatatan kelahiran di seluruh Kabupaten/Kotamadya di Indonesia, relative belum banyak memberikan layanan yang prima kepada masyarakat, kemudian proses pencatatan kelahiran lebih banyak dipahami sebagai proses ”hanya menerbitkan akta lahir”, pemaknaan pencatatan kelahiran sebagai instrumen yang penting dalam mendukung perencanaan pembangunan yang akurat dan berkelanjutan dalam sebuah sistem statistik vital belum terkoneksi secara baik, sehingga tidak heran jika pembangunan dibidang kesejahteraan anak, penyediaan sarana pendidikan dan kesehatan serta sarana publik, seringkali tidak tepat sasaran.

Dengan prosedur dan mekanisme yang sederhana, kelembagaan yang berdiri sendiri dan SDM yang handal, maka data pencatatan kelahiran, bisa menjadi database kependudukan (statistic vital) yang dapat bermanfaat bagi Pemerintah daerah dalam melakukan perencanaan pembangunan yang tepat dan berkelanjutan, seperti bidang kesehatan, pendidikan dan penyedian KTP, serta sarana public lainnya.

Berikut ini, hasil temuan yang di dapat dari Disdukcatpil DKI Jakarta, meliputi enam pokok yang saling terkait, yaitu ;

1. Dasar Hukum;

DKI Jakarta telah membuat Perda pada tahun 2004, dalam rangka menyambut UU Pencatatan Sipil yang baru dan berdasarkan desakan dari masyarakat tentang penghapusan diskrinasi dan transparansi pelayanan serta kebutuhan atas perkembangan yang ada. Lalu kemudian ditindaklanjtui pada tahun 2005 dengan peraturan Gubenur sebagai pelaksana Perda tersbeut, yaitu:

1. Dasar Hukum Pelaksanaan Disdukcatpil adalah Perda No 4 tahun 2004 tentan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil
2. ditindaklanjuti oleh Peraturan Gubenur No 16 tahun 2004
3. sesuai dengan otonomi khusus ibukota DKI Jakarta, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil berada ditingkat Provinsi, dan membawahi Sub Dinas 5 Wilayah (Pusat,, Utara, Barat, Timur dan Selatan) sesuai dengan Keputusan Gubenur No 135 tahun 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kependudukan dan Catatan Sipil Prov. DKI Jakarta. Dan PP 41 tentang Oraganisasi Daerah
4. Mengacu pada Permendagri No 28 Tahun 2005 Pedoman penyelenggaraan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil
5. UU Adminduk No 23 Tahun 2006
6. PP No 37 Tahun 2007 pelaksana UU Adminduk No 23 Tahun 2006
7. Perpres No 25 Tahun 2008, tentang Persyaratan dan Tata Cara Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil

2. Prosedur dan Mekanisme Pelayanan Pencatatan kelahiran;

1. Masyarakat yang akan minta akta kelahiran (kelahiran Umum, Dispensasi dan Istimewa) harus membawa surat keterangan kelahiran yang dikeluarkan kelurahan
2. Pencatatan kelahiran 0 – 60 hari (kelahiran umum) WNI dan WNA, gratis, 60 – 1 tahun dikenakan biaya dan lewat dari 1 tahun harus melalui penetapan pengadilan
3. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil berada di Tingkat Provinsi DKI Jakarta – dan membawahi 5 Wilayah Kotamadya dan 1 Kepulauan Seribu ( Pusat, Utara, barat, Timur dan selatan, Plus Kepulauan Seribu) berupa Kepala Suku Dinas ( Ka-Sudin) dan Pejabat pembantu Disdukcatpil
4. Ka-Sudin di tiap wilayah berwenang memverifikasi kembali dan meminta 2 orang saksi untuk ikut hadir dalam proses pencatatan dalam buku register akta dan kemudian menerbitkan kutipan akta kelahiran
5. Penerbitak kutipan akta kelahiran berdasarkan surat keterangan kelahiran yang dikeluarkan oleh Kelurahan dengan dilampiri syarat-syarat administrasi.
6. Kelurahan mengeluarkan surat keterangan kelahiran (lihat formulir) yang di ttd lurah, apabila sudah memenuhi syarat-syarat : 1. surat keterangan kelahiran dari rumah sakit/bidan/puskemas/klinik/penolong kelahiran, 2. KK dan KTP Ortu, 3. Buku Nikah (opsional), 4. surat keterangan Rt/Rw – ini untuk kelahiran baru/umum, sedangkan untuk yang dispensasi di tambah oleh foto copy ijazah dan surat persetujuan dari lurah, sedangkan kelahiran istimewa harus melalui penetapan pengadilan
7. Ka-sudin akan mencatat dalam buku register dan menerbitkan akta kelahiran setelah membawa surat keterangan dari kelurahan berikut lampiran syarat-syarat yang telah disiapkan waktu minta surat keterangan dari kelurahan dan kemudian ditambah dengan 2 orang saksi yang harus hadir ditempat pencatatan kelahiran (bisa pihak Ka-sudin yang menyediakan saksi pelaporan kelahiran) lalu diverifikasi selama 14 hari kerja lalu diterbitkan akta. Proses penerbitan tidak melalui kecamatan, cukup surat keterangan kelurhan, dengan alasan mobilitas penduduk yang tinggi dan basis kelurahan sangat aman bagi terjadinya pemalsuan identitas
8. di tingkat Ka-sudin (Jakarta utara dan Pusat) sudah menerapkan system unit pelayana terpadu (UPT) satu atap yang berada dikantor walikota, kumpul dengam pelayana pembuatan akta tanah dan perizinan lainnya
9. gedung UPT Kependudukan dan catatan sipil juga menyediakan Kotak Komplain pelayanan

3. Kelembagaan

1. Kelembagaan Dinas kepndudukan dan Catatan Sipil berada di tingkat Provinsi, hal ini sesuai dengan otonomi khusus sebagai ibukota yang mempunyai pada tingkat kebijakan, supervise, pembinaan, pengelolaan data, penyuluhan dan koordinasi.
2. Ka-SUDIN kotamadaya pusat dan utara telah membuat UPT (unit pelayanan terpadu) di kantor walikota (pegawai Ka-Sudin yang ditempatkan di UPT oleh Ka-sudin) dan sekaligus dapat mengeluarkan akta kelahiran
3. Kantor UPT Jakarta Utara dan Pusat juga menyediakan mekamisme konplain dari masyarakat
4. Bentuk UPTD yang berada ditingkat kecamatan seperti yang disebutkan dalam UU Adminduk untuk DKI tidak cocok, munkin cocok bagi kepulauan seribu (daerah remote)
5. Pegawai kelurahan hanya memverifikasi berkas dan memberiikan saran untuk kelengkapan berkas bagi penduduk/pelapor, lalu kemudian menerbitkan surat ketarangan kelahiran
6. Berkas yang diterima UPT setiap hari (mulai jam 09.00 sampai jam 14.00) kemudian diserahkan ke kantor Ka-SUDIN untuk dicatat dibuku register dan diterbitkan kutipan akta kelahiran
7. Ka-SUDIN akan melakukan verikasi berkas dan 2 orang saksi yang dibawa pelapor – lalu kemudian diterbitkan akta
8. Pejabat di Kelurahan adalah pejabat yang dikaryakan/diperbantukan oleh pihak ka-Sudin, oleh karena itu mereka adalah tetap pegawai Ka-Sudin Kependuduka dan catatan sipil

4. Komplain dari masyarakat

1. Keluhan yang sering dari masyarakat adalah kesalahan tulis nama dalam akta kelahiran
2. Permintaan Surat keterangan dari kelahiran dari kelurahan harus membawa pengantar Rt/Rw dan baru bisa di terbitkan akata di ka-sudin Kotamadya
3. informasi tentang persyaratan pendaftaran akta – minta di tempelkan di tempat public seperti rumah sakit, terminal, Radio, TV dll

5. Sumber Daya Manusia

– Pembinaan dilakukan oleh Dinas-dukcatpil Prov. DKI Jakarta secara regular pada setiap Ka-Sudin

– Ka-Sudin Menempatkan pengawai di tingkat kelurahan yang membantu pihak lurah mengeluarkan surat keteranga kelahiran

– Setiap bulan, pegawai ditingkat kelurahan memberikan laporan ke Ka-Sudin tentang jumlah surat keteranga kelahiran yang telah dikeluarkan

– Ka-Sudin menempatan pegawai di Unit pelayana Terpadu (kantor walikota) bersama-sama pelayana public lainnya

– Ka-Sudin memberikan laporan per 3 bulan dan sekaligus menyampaikan buku register ke Dinas Dukcatpil DKI Jakarta

– Buku Register di simpan di tingkat Dinas provinsi

6. Data Base

– Jumlah permohonan akta bagi kelahiran baru di Jakarta utara setiap bulan 1.300.000

– penyimpanan data masih bersifat manual

– permintaan data dalam buku register dari orang asing (kebanyakan kedutaan belanda) hamper 10 orang setiap bulannya

– penyimpanan data dibagi berdasarkan tahun, dan setiap tiga tahun data tersebut disimpan di tempat khusus agar tidak rusak

– sekarang sedang berjalan untuk penyimpanan dalam bentuk scan buku register dalam file computer

– pengelolaan dilakukan oleh dinas diskdukcatpil

– system pencatatan kelahiran belum terkoneksi dengan system SIAK dan masih menggunakan system SIMDUK

Kesimpulan

1. System pencatatan kelahiran yang handal, harus dimulai dari dasar hukum yang jelas dengan prinsip-prinsip non diskriminasi, lalu kemudian perbaikan prosedur dan mekanisme pelayanan yang mudah diakses dan memberikan manfaat bagi perencanaan pembangunan di daerah serta penyuluhan pada masyarakat tentang pentingnya kepemilikan akta kelahiran sebagai hak pertama dan manfaat lainnya

2. Kelembagaan yang menangani pencatatan kelahiran, harus berupa badan/kantor/ dinas kependudukan dan pencatatan sipil yang mandiri dan tidak dicampur dengan instansi lain, hal ini untuk mengefektifkan dan meningkatkan cakupan, manfaat pencatatan kelahiran bagi pemerintah daerah serta originalitas akta yang dikeluarkan oleh intansi tersebut

3. Penguatan SDM pejabat pencatat kelahiran sangat penting dalam membangun system pencatatan kelahiran yang berkualitas dan dapat melakukan pengelolaan serta penyajian Vital statistic (database penting kependudukan) secara akurat dan berkesinambungan.

4. Pilihan system pencatatan kelahiran dan statistic vital yang efektif membutuhkan pemahaman yang benar dan tindakan yang baik, ketika akan memulai sebuah pengembangan system pencatatan sipil dan statistic vital di setiap Kabupaten/Kotamadya

5. Perbaikan system pencatatan sipil/kelahiran dan statistic vital merupakan jalan menuju pemenuhan HAM, Pemerintahan yang baik, Pelayanan public dan data statistic vital pencatatan sipil yang akurat dan handal dalam mendukung perencanaan pembangunan tepat sasaran

Jakarta, 18 Juli 2008

Konsultan Sistem Pencatatan Kelahiran & Statistik Vital

Ahmad Ari Masyhuri